Przystąpienie do mediacji często wiąże się z niepewnością, wynikającą z braku znajomości procedur różniących się od tych znanych z sal sądowych. Pierwsze spotkanie, zwane sesją wstępną lub informacyjną, nie służy natychmiastowemu rozstrzygnięciu sporu, lecz zbudowaniu bezpiecznych ram dla dalszego dialogu. Jest to moment, w którym mediator wyjaśnia zasady współpracy, a strony mają okazję przedstawić swój punkt widzenia w kontrolowanych i neutralnych warunkach.
Pierwszym etapem spotkania jest przedstawienie roli mediatora oraz fundamentów, na których opiera się cały proces. Mediator podkreśla swoją bezstronność i neutralność – nie jest on sędzią, nie wydaje wyroków ani nie narzuca rozwiązań. Jego zadaniem jest ułatwienie komunikacji i dbanie o to, by każda ze stron mogła swobodnie się wypowiedzieć. Kluczowym elementem tej części jest omówienie zasady poufności, która gwarantuje, że żadne informacje ujawnione podczas mediacji nie wyjdą poza pokój mediacyjny i nie będą mogły być wykorzystane jako dowód w ewentualnym procesie sądowym.
Następnie przechodzi się do ustalenia reguł komunikacji, które będą obowiązywać podczas sesji. Strony umawiają się na wzajemny szacunek, nieprzerywanie sobie nawzajem oraz powstrzymanie się od agresji słownej. Ustalany jest również harmonogram spotkań oraz kwestie techniczne, takie jak sposób podpisywania dokumentów czy ewentualne korzystanie z pomocy ekspertów zewnętrznych. Ten etap pozwala na obniżenie napięcia i daje uczestnikom poczucie kontroli nad przebiegiem rozmów, co odróżnia mediację od sztywnych procedur sądowych.
Właściwa część spotkania rozpoczyna się od krótkich wystąpień każdej ze stron. Uczestnicy mają czas na przedstawienie sprawy ze swojej perspektywy, opisanie najważniejszych problemów oraz wskazanie oczekiwań co do efektów mediacji. Mediator słucha aktywnie, dopytuje o niejasne kwestie i pomaga nazwać interesy kryjące się za konkretnymi żądaniami. Dzięki temu strony często po raz pierwszy mają okazję usłyszeć argumenty drugiej strony bez emocjonalnego szumu, który towarzyszył im w bezpośrednich starciach przed podjęciem mediacji.
Częstym elementem pierwszego spotkania są również rozmowy indywidualne, zwane kaukusami. Mediator może poprosić jedną ze stron o przejście do osobnego pomieszczenia (lub wirtualnego pokoju w przypadku mediacji online), aby porozmawiać o kwestiach, których dany uczestnik nie chce lub nie może poruszyć przy drugiej osobie. Rozmowy te są objęte ścisłą tajemnicą – mediator może przekazać uzyskane informacje drugiej stronie tylko za wyraźną zgodą rozmówcy. Jest to niezwykle skuteczne narzędzie do badania realnych pól do kompromisu i przełamywania impasu.
Spotkanie kończy się podsumowaniem dokonanych ustaleń oraz wyznaczeniem terminu kolejnej sesji, na której strony zaczną pracować nad konkretnymi rozwiązaniami. Jeśli na tym etapie uczestnicy uznają, że widzą szansę na porozumienie, mediator przygotowuje plan dalszych działań. W przypadku, gdy strony już na pierwszym spotkaniu wypracują zarys ugody, mediator pomaga sformułować jej punkty w sposób jasny i zgodny z wymogami prawnymi. Całość kończy się podpisaniem protokołu z mediacji, który dokumentuje postępy w procesie.